Voor veel freelancers is het een van de lastigste situaties: je bezorgt je factuur en dan blijft het stil. Geen betaling, geen uitleg. Zeker als het project nog loopt en je je samenwerking liever niet onder druk zet.
In episode 17 van onze podcast Freelance Blueprint spreken Peter en Michiel met Kristof Cox, jurist en erkend bemiddelaar bij Deloitte, over hoe je als freelancer het best omgaat met onbetaalde facturen. Ze belichten zowel de juridische als de menselijke kant van het verhaal en gaven waardevolle inzichten.
Een eerste onbetaalde factuur is vaak al een signaal.
Toch blijven veel freelancers hopen dat het ‘wel in orde komt’. Dat is begrijpelijk, maar volgens Kristof is afwachten vaak een vergissing. Een onbetaalde factuur kan wijzen op ontevredenheid over je werk, op financiële moeilijkheden bij de klant of op een bewuste strategie waarbij jij als goedkope bank wordt ingezet. In alle gevallen is het cruciaal om meteen het gesprek aan te gaan (persoonlijk, telefonisch of face-to-face) en niet enkel via e-mail. Duidelijke communicatie voorkomt veel misverstanden en verdere escalatie.
Herken de smoesjes.
“De factuur is niet aangekomen”, “Ze ligt nog bij boekhouding”, “We betalen maandag”. Het zijn veelgebruikte excuses die zelden leiden tot snelle betaling. Merk je dat je klant deze excuses herhaalt zonder concrete actie te ondernemen, dan is dat een teken dat er méér aan de hand is. Wacht niet tot je drie facturen verder bent. Hoe vroeger je actie onderneemt, hoe sterker je staat.
Combineer empathie met assertiviteit.
Niet elke opdrachtgever die laat betaalt, doet dat uit kwade wil. Sommigen zitten in moeilijkheden en willen je vertrouwen winnen. Het is dan belangrijk om begrip te tonen, maar tegelijk ook je grenzen te bewaken. Als je financiële risico’s neemt door langer te wachten op je betaling, mag daar ook iets tegenover staan zoals een bonus, een extra opdracht of heldere betalingsafspraken. Denk eraan: je bent geen bank.
Documenteer elk gesprek.
Mondelinge afspraken zijn kwetsbaar. Vat na elk gesprek de gemaakte afspraken samen in een e-mail. Niet omdat je meteen naar de rechtbank wil, maar om je dossier te onderbouwen indien het ooit zover komt. Wie lang zwijgt of niets zwart-op-wit heeft, kan later zwakker staan in een juridisch geschil. Bovendien helpt het om misverstanden vroeg op te vangen.
Wanneer schakel je juridische hulp in?
De stap naar een advocaat hoeft niet drastisch te zijn. Zie het als een vorm van preventief advies. Als de eerste factuur uitblijft, onderneem je best zelf actie. Maar zodra het patroon zich herhaalt, is het zinvol om na te denken over volgende stappen. Wacht zeker niet tot je maanden verder bent en meerdere facturen openstaan.
En mag je stoppen met werken als je niet betaald wordt?
Ja, op voorwaarde dat je dat vooraf hebt opgenomen in je algemene voorwaarden of je contract. En ook dan is het verstandig om eerst een duidelijke waarschuwing te geven. Stuur bijvoorbeeld een laatste e-mail met een concrete deadline en de mededeling dat je bij uitblijvende betaling je werkzaamheden opschort. Zo vermijd je dat je zelf schadeclaims riskeert door abrupt te stoppen.
De beste bescherming? Een betrouwbare tussenpartij.
Bij Engenius nemen we deze zorgen helemaal weg. Onze freelancers hoeven zich geen zorgen te maken over onbetaalde facturen. Wij zorgen voor correcte en tijdige betaling, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun opdracht. Het financiële risico en het administratieve gedoe? Dat nemen wij op ons.
Werk je toch rechtstreeks met klanten, dan helpen de inzichten uit deze podcast je om sterker en bewuster in je schoenen te staan. Voorkomen is beter dan genezen, en een goed gesprek is vaak krachtiger dan een aangetekende brief.
Benieuwd naar alle tips van Kristof Cox?
Luister dan zeker naar de volledige aflevering van Freelance Blueprint. Een absolute aanrader voor elke freelancer die zijn werk graag beloond ziet worden.